Dalam dunia kerja mengirim dan menerima email udah jadi aktivitas sehari-hari. Kita menggunakan email untuk berkirim pesan ke rekan kerja, atasan, investor, pelanggan, dan lain-lainnya. Memang sih nggak ada aturan saklek untuk kamu menulis email dalam bisnis, selama kamu menggunakan cara dan bahasa yang profesional. Tapi sebetulnya ada beberapa hal yang harus kamu perhatikan sebagai etika dalam mengirim dan menerima email untuk menjaga nama baikmu dan bisnismu. Yuk, simak ulasannya dibawah ini!
Efisien
Pastikan isi dan subjek email padat dan jelas. Subjek email harus cukup rinci untuk memberitahu penerima apa isi e-mail tanpa harus membukanya. Kamu perlu menggunakan kata yang efektif dan sarat makna.
Jika kamu mau melampirkan beberapa file, pastikan kamu menyatukannya (zip). Dengan menggabungkan beberapa file yang ingin kamu kirim, kamu bisa mengurangi resiko si penerima miss downloading salah satu file. Kamu bisa menggunakan program WinZip atau 7-zip
Jangan lampirkan file yang besar di email karena nggak semua orang punya koneksi yang bagus. Kalau memang filemu besar, pastikan dulu penerima bisa mengakses file tersebut dan beri opsi untuk file yang lebih kecil. Kamu bisa mengecilkan ukuran berkasmu dengan website yang menyediakan layanan gratis seperti HighTail.com atau WeTransfer.Com untuk mengirim file berukuran besar.
Keamanan
Gunakan kolom “bcc” untuk mengirim email ke beberapa orang. Hal ini berguna untuk membatasi spammer. Kamu juga bisa memasukkan e-mailmu sendiri sebagai penerima email untuk mencegah email ditampilkan sebagai undisclosed recipients.
Kamu sebaiknya menghapus nomor ponsel pribadi dan nomor rumah dari signature e-mail jika kamu berpartisipasi dalam big mailing list. Hal ini untuk memastikan keamanan dari orang-orang yang telah berlangganan daftar itu.
Etika
Jangan meminta Read Notification Receipt otomatis karena hal ini dapat terlihat agresif bagi penerima.
Coba untuk selalu membalas email, terutama yang ditujukan khusus untuk kamu. Pengirim masih menunggu kabar darimu, lho!
Double-check isi emailmu sebelum kamu klik tombol Send. Cek ulang mulai dari siapa saja penerimanya, subject, dan kalimat yang kamu gunakan di badan email, jangan sampai typo!
Apa yang kita tulis di email adalah cerminan yang langsung terlihat oleh rekan bisnis, investor, atau pelanggan kita. Setelah membaca artikel ini, yuk kita lebih bijak dalam membuat email dan bersikap lebih baik untuk menanggapi email yang masuk. Have a good day, Ladies!